Праздники на улице: тонкости организации.

Чем теплее, тем больше праздников и событий “переезжают” на открытый воздух. И это вполне логично. Но бытует мнение, что мероприятия на улице организовывать легче и дешевле.

На деле, утверждение не совсем верное. Независимо о места проведения любое событие требует тщательной подготовки. К тому же “легкость” и “сложность” мероприятия, зависят не от места, а от программы и состава мероприятия.

Давайте разберемся, что же является самым важным в организации мероприятий на природе.

Прежде всего нужно определить цель, идею и концептуальную составляющую Вашего мероприятия.

Не все мероприятия уместны на свежем воздухе. К примеру, если Вы планируете провести образовательную конференцию для руководителей бизнеса, где требуется максимальная концентрация и вовлеченность - лучше отдать предпочтение удобным учебным классам в бизнес-центре. Сама атмосфера, скорее всего будет отвлекать. Какая учеба, когда вокруг так зелено и свежо?

А если Вы проводите съезд партнёров или отраслевую конференцию в более свободном формате - площадка на открытом воздухе - хорошее решение.

Обратим внимание, на законность проведения мероприятия где-либо. Не в каждый лес, можно просто приехать, смонтировать сцену и организовать мероприятие. Необходимо согласовать проведение мероприятия с ответственными лицами на конкретной площадке. Не требуют согласования только камерные мероприятия, проводимые в специально отведенных для этого местах (пикник-зоны в парках). Но если место заранее не забронировано, есть риск срыва мероприятия. Поэтому, рекомендуем заранее позаботится о площадке и получить необходимые согласования для проведения праздника.

Пункт третий – и самый важный - это погода. Даже если Вы смотрели прогноз погоды накануне мероприятия, а подготовка обычно начинается минимум за месяц, сё может измениться в одну секунду и речь не только о дожде: ветер, пыль, насекомые… В этом случае необходима тщательная подготовка: шатры с достаточным количеством мест, с утяжелителями на стенках или из специальных материалов, чтобы их не сдувало ветром.

Аренда мебели в шатёр. Покрытие на землю, если предполагается светское или бизнес-мероприятие. Тепловые пушки, пледы, согревающие напитки. Звукоусилительное и световое оборудование также важно. Т.к. на природе звук разлетается, и присутствует множество фонов. А также нужно предусмотреть возможность быстрого переноса оборудованияя с открытой площадки в шатер или ветровлагозащита. Также понадобятся дополнительные наборы коммутации: удлинители, роутеры, чтобы протянуть электричество от ближайшей точки питания и обеспечить надежную связь или возможно генератор.

Запасной план рассадки, запасной сценарий тоже пригодятся, на природе у вас должен быть готов план Б и план С на все случаи.

Комфорт гостей. Во многом, впечатления гостей и последующие отзывы о Вас как об организаторе, будут зависеть именно от комфорта. Поэтому, всего должно быть в достатке: предметы гигиены, биотуалеты, удобные посадочные места, специальная посуда и столовые приборы, контейнеры для мусора. Если на мероприятии предусмотрен раздаточный материал (корпоративные подарки и бизнес сувениры для участников мероприятие), то лучше сделать заказ с небольшим запасом.

Но конечно, эмоции от пребывания на природе – бесценны! Свежий воздух дает новые силы и располагает к генерации идей. Современные шатры с различной вместимостью выручат, когда в конференц-зале или ближайших ресторанах, площадках недостаточно мест. А комплекс шатров может зонировать пространство под разные задачи.

Обращайтесь к специалистам нашего агентства! Мы знаем все тонкости организации вашего корпоративного или личного события на природе! Разработаем уникальный сценарий и механику проведения, подберем необходимое оборудование и персонал, скоординируем работу всех служб.

Оставьте заявку и получите расчет стоимости! Не знаете, с чего начать? Позвоните нам и мы подскажем: 7 (8162) 55-25-25